Zusammenarbeit auf Entfernung


Remote-Teams sind am heutigen Arbeitsplatz häufiger verbreitet als je zuvor, aber die jüngste COVID-19-Pandemie hat vielen Menschen die Option genommen, persönlich anwesend zu sein. Das daraus resultierende Wachstum virtueller Büros hat einige Mitarbeiter zu einer neuen Art der Zusammenarbeit mit ihren Teams gezwungen, die sich oftmals überwältigend anfühlen kann. Wie also können Mitarbeiter die Produktivität und effektive Teamarbeit von ihren einzelnen Standorten aus aufrechterhalten? Wir haben einige Tipps zusammengestellt, um eine positive, produktive Zusammenarbeit bei der Fernarbeit zu ermöglichen.

Auf Resultate konzentrieren

Wenn Teams getrennt werden, sei es durch noch nie dagewesene Ereignisse wie die COVID-19-Pandemie oder durch generelle Herausforderungen wie Zeitzonen, kann es schwierig sein, genau zu verfolgen, woran Ihr Team arbeitet und wann. Remote-Mitarbeiter benötigen ein erhöhtes Maß an Vertrauen und Verantwortung sowie das Verständnis, dass Aufgaben gemäß den festgelegten Zielen ausgeführt werden müssen. Indem Remote-Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben wird, den Zeitplan zu bestimmen, der für ihre Situation und ihren Standort am effektivsten ist, wird die persönliche Produktivität gefördert und die Moral während einer ansonsten stressreichen Erfahrung gesteigert. Es ist diese Flexibilität, die dafür sorgt, dass die Arbeit von zu Hause aus reibungslos funktioniert, ohne dass Mitarbeiter oder Manager überfordert werden. Dies ermöglicht eine stärkere Konzentration auf Leistung, was zu positiveren Ergebnissen führt.

Deutlich kommunizieren

Wenn sich Teams nicht physisch am selben Ort befinden, kann es schwierig sein, sich auf Ziele auszurichten, Ideen miteinander zu diskutieren und Aufgaben zu delegieren.  Krisp stellt eine Liste der Best Practices für die Zusammenarbeit auf Entfernung zusammen, die erläutert, dass eine klare, einfache Kommunikation und kurzfristige Ziele ideal sind für Teams, die durch Zeit und Raum getrennt sind. Dieser Blog legt den Fokus speziell auf Deutlichkeit. Nehmen Sie sich beim Senden von E-Mails einen Moment Zeit, um Ihre Inhalte in leicht lesbare Paragrafen zu organisieren, und verwenden Sie Aufzählungszeichen, um Listen und wichtige Punkte detailliert darzustellen. Die zusätzliche Zeit, die Sie für diese kleinen Anpassungen aufgewendet haben, kann Ihren Mitarbeitern später Verwirrung und zusätzliche Fragen ersparen.

Klare Kommunikation beschränkt sich nicht nur auf Aufgaben und Leistungen. Auch menschliche Bedürfnisse müssen klar kommuniziert werden. Die Arbeit entfernt von einem Team oder Manager kann es schwieriger gestalten, persönliche Verbindungen aufzubauen und Herausforderungen und Missverständnisse zu klären. Bei der Fernarbeit ist es noch wichtiger, Probleme oder Fragen anzusprechen, damit sie schnell und auf positive Art und Weise gelöst werden können. Die Planung regelmäßiger Besprechungen mit Mitarbeitern und Teammitgliedern ist eine hervorragende Lösung, um Rückschläge frühzeitig zu erkennen und gemeinsam an ihnen zu arbeiten.

Kollaborative Technologie nutzen

Mit den für Remote-Teams verfügbaren Tools können viele der durch Entfernung verursachten Hindernisse beseitigt werden.  Steelcase empfiehlt die Entwicklung eines gemeinsamen Projektboards, mit dem Teammitglieder den Status ihrer Aufgaben mitteilen, Ziele aktualisieren und Dokumente teilen können. Viele dieser Plattformen, wie  Asana, Basecamp und Microsoft Teams, ermöglichen es Mitarbeitern, direkt miteinander zu chatten, um Kommunikation und Kontakt in Echtzeit bereitzustellen.

Eine weitere gute Möglichkeit, in Kontakt zu bleiben, sind Videokonferenzen. Beliebte Apps für Videokonferenzen sind  Zoom, Skype, Webex und GoToMeeting. Während einer Telefonkonferenz ist es einfach, sich ablenken zu lassen oder diese Zeit zu nutzen, um E-Mails zu schreiben, da niemand Sie sehen kann. Virtuelle persönliche Gespräche ermöglichen es Individuen, sich verbundener zu fühlen und sich auf das Gespräch zu konzentrieren. Gesichtsausdrücke, Körpersprache und Gesten sind im Gespräch manchmal genauso wichtig wie unsere Worte. Diese entscheidenden Faktoren gehen in der Kommunikation über E-Mail und anderer schriftlicher Kommunikation verloren und erzeugen ein Gefühl der Distanz. Videoanrufe sind ein wesentlicher Bestandteil der Verbindung von Remote-Mitarbeitern zu ihren Teammitgliedern und Aufgaben und behalten gleichzeitig das Element der menschlichen Interaktion bei, das für ein produktives Arbeitsleben unerlässlich ist.

Analoge Tools nutzen, um organisiert zu bleiben

Selbst organisiert zu sein ist unerlässlich für einen produktiven Tag. Die Verwendung von analogen Tools wie Notizblöcken, Haftnotizen und persönlichen Whiteboards hilft dabei, Informationen zu behalten, verbessert die Stimmung und bindet das Gehirn ganz anders ein als digitale Tools. Die Verwendung von Stift und Papier oder Marker und Whiteboard bindet Netzwerke in unserem Gehirn ein, um Informationen zu filtern und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Beginnen Sie jeden Tag damit, die Projekte oder Ziele zu priorisieren, die Sie an diesem Tag erreichen müssen, und überprüfen Sie am Ende des Tages, wie weit Sie gekommen sind. Das Abhaken von Punkten auf einer To-Do-Liste kann Freude bereiten und ein Gefühl des Erfolgs und der Erfüllung mit sich bringen. Diese analogen Tools sind auch eine gute Referenz für Telefonkonferenzen und virtuelle Besprechungen, um den Überblick zu behalten und festzustellen, was fertiggestellt wurde und welche Aufgaben weitere Diskussionen erfordern.

Homeoffice mit großem Monitor auf dem Schreibtisch und einem persönlichen Whiteboard an der Wand

Fernarbeit kann sowohl lohnend als auch herausfordernd sein und kollaborative Teams, die plötzlich von zu Hause aus arbeiten, werden beim Navigieren der Entfernung und Technologie mit einer Lernkurve konfrontiert sein. Durch die Anwendung dieser Taktiken können Personen, die in Fernarbeit tätig sind, zu Hause erfolgreicher sein und Teams können effektiver und auf gesunde, engagierte Art und Weise zusammenarbeiten.

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